タスク管理の秘訣：重要度と緊急性の整理法

こんにちは、イシサムです。

皆さんは「やることが沢山あるけど、全部やっている時間が無い！」という経験は無いでしょうか？

私は、会社でもプライベートでもあります。

自分としてはタスクを書きだしながら、優先度付けしてやっているつもりなのですが、一向にタスクが無くならないのです。ゆっくりする暇もなくタスクをこなした後「今日もやりたいことが出来なかった」という感覚に襲われます。

自分のやりたいことを決めても、このような状況が1日ならまだしも、1週間、1か月、1年と続くと、継続する気持ちも大きくならないですよね。

この状況を何とかしなくてはと思い、目の前のタスクを「重要度」「緊急性」に分類して考えてみました。

大切なことは文字に書き出して現状把握すること

今の状態を知らないと対処も考えることが出来ないので、現状把握するのですが、その際に重要なことは文字に書き出していくことです。ノートなどに書き出していくと、全体を把握しながら把握の作業が行えるため、結果的に整理が早く、良いものになります。

さて、それぞれの分類について見ていきます。

これはもう言うまでもなく、やるしかないタスクになりますね。

これはやらなくてもよいタスクになります。

これは、優先度を考慮したうえで「本当にやるべことなのだろうか？」を考えるのが良いと思いました。実はやらなくてもよい可能性すらあります。

タスクの全体数が減ると、重要なことにリソースを集中できますね。

問題は次のタスクです。

これが「今日もやりたいことが出来なかった」を解消するために考えるべきタスクです。

このタスクは、私の場合は、自分自身の成長のための投資だったり、自分の夢に関わることだったりすることが多いです。

そのため、これが全く進まないと上で述べたような気持になってしまいます。

「重要だからやればよいのでは？」と感じる方もおられるかもしれませんが、実際にはその他のタスクの処理に追われて中々出来てませんでした。

どうすればよいのか悩みながらタスクの整理の中で気づいたことがあります。それは「タスクが隙間時間でこなせるくらいの大きさになってない」でした。隙間時間などを使って、少しづつでも進めることが出来れば、自分の成長も感じられるし、夢に使づいている感じがしますよね。

習慣化の話と同じで、タスクを隙間時間でこなせるくらいの大きさまで分解する。ということを考えてみました。

まだまだ分解し切れたわけではないですが、そうすることで隙間時間でも進めることが出来てきています。また、分解したことで細かくはなってますが、1つ1つが確実に終わっていくのを見ることが出来るで、それが小さな成功体験を感じさせてくれます。

このタスク整理は継続して行う必要があるため、これを習慣化していきたいと考えています。

皆さんは、どのようなタスク管理をされているでしょうか？